Зміни порядку оподаткування та звітування щодо витрат на відрядження: Закон України № 2888-ІХ

Головне управління ДПС в Одеській області повідомляє, що з 1 квітня 2023 року набрав чинності Закон України від 12 січня 2023 року № 2888-ІХ «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів щодо платіжних послуг» (далі – Закон № 2888-ІХ).

Зокрема, Законом № 2888-ІХ у новій редакції викладено п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) щодо порядку оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.

Так, фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається  згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток  прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на  проживання та/або будь – яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.

До документів, які підтверджують витрати, понесені платником податку у відрядженні належать:

транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у  тому  числі електронні квитки);

документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та  проживання фізичної особи, страхові поліси;

документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

документи, що підтверджують виконання операції з використанням  платіжних інструментів;

інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Згідно з п. 170.9.3 ст. 170 ПКУ не є доходом платника податку –  фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або  є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума  відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах  фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу,  бронювання транспортних квитків)  як до місця відрядження і назад, так і за  місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату  вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних  розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд  (віз), обовязкове  страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами  в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь – які збори і  податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Тобто, зазначені витрати не є об’єктом оподаткування лише за наявності  підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

Будь – які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок  такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема  (але не виключно) таких:  запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається  з  діяльністю  роботодавця/сторони, що відряджає;  укладеного  договору  чи контракту;  інших  документів,  які  встановлюють  або  засвідчують бажання встановити цивільно – правові  відносини;  документів,  що  засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає (абзац двадцять другий п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ).

Також за рахунок електронних грошей можуть проводитися та не  належатимуть до оподаткованих  документально підтверджені витрати на  організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку,  придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах,  що  здійснені  таким  платником  та/або  іншими  особами з рекламними цілями (абзац другий п.п. «б» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ).

Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно – правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

Суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно – правових дій платник податку документально підтверджуватиме до спливу наступного місяця за тим, у якому він завершує:

відрядження;

виконання окремої цивільно – правової дії за дорученням та за рахунок  особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на  відрядження або під звіт, складається та подається платником податку у  паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог Закону України від 22 травня 2003 року № 851-ІV «Про електронні документи та електронний документообіг» та Закону України від 5 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги») у разі:

наявності оподатковуваного доходу з метою розрахунку суми податку;

використання  платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Платник податку не складатиме і не подаватиме звіт про використання  коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) або особисті платіжні інструменти чи їх реквізити для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу.