Як платнику податків отримати засвідчену копію податкової звітності, що була втрачена?

Головне управління ДПС в Одеській області, опубліковано 22 квітня 2025 о 12:38 Розділ: Новини

Головне управління ДПС в Одеській області нагадує, що стаття 10 Закону України від 13 січня 2011 року № 2939-VІ «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон № 2939) передбачає, що кожна особа має право, зокрема, доступу до інформації про неї, яка збирається та зберігається.

Розпорядники інформації, які володіють інформацією про особу, зобов’язані, зокрема, надавати її безперешкодно і безкоштовно на вимогу осіб, яких вона стосується, крім випадків, передбачених законом.

Порядок засвідчення копій документів (склад реквізитів документів, вимоги до змісту і розташування реквізитів документів) визначено вимогами Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 (далі – Стандарт 4163:2020).

Зокрема, п. 5.26 розд. 5 Стандарту 4163:2020 визначено, що відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів: слів «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної особи, структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи або печатки «Для копій».

Абзацом першим п. 42.6 ст. 42 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI (далі – ПКУ) встановлено, що електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до вимог ПКУ, законів України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) та від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155) без укладення відповідного договору.

Частиною першою ст. 5 Закону № 851 визначено, що електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа, без яких він відповідно до абзацу п’ятого ст. 1 Закону № 851 не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.

Слід зазначити, що відмінністю електронного документа від паперового є те, що до обов’язкових реквізитів відноситься електронний підпис, що дозволяє ідентифікувати укладача документа та гарантувати незмінність документа під час його передачі. Ще однією особливістю електронного документу є те, що він може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 2155 (частина перша ст. 7 Закону № 851).

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії (частина четверта ст. 7 Закону № 851).

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом (частина п’ята ст. 7 Закону № 851).

Отже, для виготовлення копії паперового документа та копії електронного документа, а також засвідчення вірності його копії використовуються одні й ті ж вимоги законодавства.

Платник податків має право звернутися до органу ДПС щодо отримання копії податкової звітності та/або щодо отримання засвідченої копії податкової звітності, що була раніше подана до органу ДПС (у тому числі у випадку її втрати).

Для отримання копії податкової звітності незалежно від способу її подання (електронна чи паперова форма) із відміткою про засвідчення такої копії платнику податків необхідно звернутися із запитом на отримання інформації, оформленим відповідно до вимог ст. 19 Закону № 2939, до органу ДПС до якого подавалася така податкова звітність. При цьому нормами ПКУ та нормативно-правовими актами не передбачено засвідчувати копії податкової звітності відбитком печатки органу ДПС.

За бажанням платника податків, з урахуванням положень п.п. 49.9.1 п. 49.1 ст. 49 ПКУ, на копії податкової звітності контролюючим органом, яким була отримана податкова звітність, проставляється відмітка (штамп) із зазначенням дати її отримання, або квитанції про прийняття податкової звітності у разі її подання засобами електронного зв’язку або поштового повідомлення з відміткою про вручення контролюючому органу, у разі надсилання податкової звітності поштою.

Запит на отримання інформації розглядається органом ДПС у строк, передбачений ст. 20 Закону № 2939.

Отримання інформації платниками податків щодо прийнятих контролюючим органом документів звітності незалежно від способу її подання (електронна чи паперова форма) можливе у меню «Перегляд звітності» Електронного кабінету. У вказаному меню платнику податків надається можливість переглянути звітність (незалежно від способу подання) та квитанції про результати обробки звітності, поданої в електронній формі, а також вивантажити їх у форматі pdf.