Дії платника, якщо через війну втрачено первинні документи

Головне управління ДПС в Одеській області, опубліковано 14 липня 2026 о 10:27 Розділ: Новини

Головне управління ДПС в Одеській області інформує, що податковий кодекс України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI (далі – ПКУ) регулює відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, зокрема визначає вичерпний перелік податків та зборів, що справляються в Україні, та порядок їх адміністрування, платників податків та зборів, їх права та обов’язки, компетенцію контролюючих органів, повноваження і обов’язки їх посадових осіб під час адміністрування податків та зборів, а також відповідальність за порушення податкового законодавства ( абзац перший п. 1.1 ст. 1 ПКУ).

Відповідно до п. 44.5 ст. 44 ПКУ у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрат, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому ПКУ для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України від 13 березня 2012 року № 4495-VI або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.

Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі надання платником податків у порядку та строки, визначені абзацом першим п. 44.5 ст. 44 ПКУ, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених ст. 200 ПКУ) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених п. 44.5 ст. 44 ПКУ строків, але на строк не більше ніж 120 днів.

У разі не відновлення документів, зазначених у пп. 44.1 і 44.3 ст. 44 ПКУ, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому п. 44.5 ст. 44 ПКУ, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Разом з цим, тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, введеного Указом Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 64/2022, затвердженим Законом України «Про затвердження Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 2102-IX, справляння податків і зборів здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ.

Так, відповідно до п.п. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ до платників податків / податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень ст. 44 ПКУ застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.

Підставами неможливості пред’явлення первинних документів є втрата (знищення чи зіпсуття) первинних документів або знаходження їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України, у разі якщо їх неможливо вивезти або їх вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, встановленими органами влади.

У разі втрати та/або неможливості вивезення первинних документів платник податків / податковий агент подає до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, в якому зазначаються: обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік первинних документів (за можливості – із зазначенням реквізитів).

Після подання до контролюючого органу повідомлення про неможливість вивезення первинних документів у зв’язку з їх знаходженням на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України, запроваджується мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів.

Якщо після подання повідомлення про неможливість вивезення первинних документів платнику податків / податковому агенту стане відомо про втрату таких документів, такий платник податків / податковий агент зобов’язаний подати до контролюючого органу повідомлення про втрату первинних документів із зазначенням обставин такої втрати.
         Платники податків / податкові агенти, які подали повідомлення про втрату первинних документів відповідно до п.п. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ, не підлягають перевірці контролюючим органом щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, у тому числі після завершення дії воєнного стану.

Обов’язок доведення відсутності підстав для застосування положень п.п. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ покладається на контролюючий орган.

У разі відмови у застосуванні положень п.п. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ контролюючий орган не пізніше одного місяця з дати отримання відповідного повідомлення від платника податків / податкового агента видає вмотивоване рішення із зазначенням підстави та доказів такої відмови.

Рішення контролюючого органу може бути оскаржено в адміністративному чи судовому порядку. До винесення остаточного рішення по справі контролюючий орган не може піддавати сумніву показники податкової звітності, а також ініціювати проведення будь-якої перевірки платника податків / податкового агента щодо податкових (звітних) періодів, зазначених у відповідному повідомленні.

Разом з тим, відповідно до п. 7 розд. I Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 № 879 (далі – Положення № 879), у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів) в обсязі, визначеному керівником підприємства, обов’язково проводиться інвентаризація активів та зобов’язань, що перебувають на балансі суб’єкта господарювання.

Положення № 879 застосовується юридичними особами, створеними відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також філіями та представництвами юридичних осіб, утворених відповідно до законодавства іноземної держави (далі – підприємства).

При цьому згідно з п. 8 розд. I Положення № 879 підприємства, які з дати початку тимчасової окупації мали місцезнаходження на території Автономної Республіки Крим та м. Севастополя, на тимчасово окупованій території у Донецькій та Луганській областях, території проведення антитерористичної операції та/або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії російської федерації у Донецькій та Луганській областях, та підприємства, які мали (мають) місцезнаходження в районах проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану, або підприємства, структурні підрозділи (відокремлене майно) яких розташовані на (в) таких територіях (районах), проводять інвентаризацію у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені зобов’язання та власний капітал підприємств.

Керівники підприємств, зазначених в абзаці першому п. 8 розд. I Положення № 879, у разі встановлення фактів викрадення (розкрадання), нестачі, знищення (псування) майна, можуть прийняти рішення про проведення інвентаризації такого окремо визначеного майна на день встановлення таких фактів (абзац третій п. 8 розд. I Положення № 879).

Зазначені підприємства зобов’язані провести інвентаризацію станом на 01 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду.

Порядок документального оформлення інвентаризації активів та зобов’язань, що перебувають на балансі суб’єкта господарювання, визначено у Положенні № 879.