Про застосування рахунків-фактур (інвойсів)

Міністерство фінансів України листом від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983 щодо питань, пов’язаних із застосуванням рахунків-фактур (інвойсів) для цілей бухгалтерського обліку, повідомляє наступне.

Порядок договірних зобов’язань між учасниками відносин у сферах господарювання регулюється Господарським та Цивільним кодексами України.

Згідно зі ст. 180 Господарського кодексу України зміст господарського договору становлять умови договору, визначені угодою його сторін, спрямованою на встановлення, зміну або припинення господарських зобов’язань як погоджені сторонами, так і ті, що приймаються ними як обов’язкові умови договору відповідно до законодавства.

Відповідно до статті 9 Закону України від 16.07.1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України» (зі змінами, далі – Закон № 996-XIV) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми);

дату складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містить відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

Господарські операції мають відображатися в облікових регістрах у тому звітному періоду, в якому вони були здійснені.

Отже, кожною стороною договору, котра брала участь у здійсненні господарської операції в межах виконання умов такого договору, записи у регістрах бухгалтерського обліку здійснюються на підставі належним чином оформлених первинних документів.

Згідно зі статтею 4 Закону № 996-XIV бухгалтерський облік та фінансова звітність підприємства повинні ґрунтуватися, зокрема, на принципі нарахування, за яким доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88 (далі - Положення).

Відповідно до п. 2.6 Положення первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Відповідно до ст. 8 Закону № 996-XIV питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів, який здійснює керівництво підприємством і несе відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах.

Підприємство самостійно, зокрема:

обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних;

розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку звітності і контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів;

затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації.

Отже, визначення первинного документа і перелік його обов’язкових реквізитів законодавством врегульовано та вони відповідають концептуальним підходам формування інформації в бухгалтерському обліку, принципам ведення бухгалтерського обліку та положенням міжнародних стандартів фінансової звітності і національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку.

Ураховуючи вищенаведене, для цілей бухгалтерського обліку оформлений з дотримання вимог законодавства рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі, з урахуванням вимог цивільного та господарського законодавства щодо питань, пов’язаних із виконанням договірних зобов’язань, а також належним чином оформлених договорів тільки у разі оплати такого рахунку-фактури (інвойсу), що підтверджується відповідними документами (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо).

Водночас повідомляємо, що листи міністерств не встановлюють норм права, мають виключно рекомендаційний та інформативний характер.