Втрата книги обліку доходів, яка велась до 01.01.2021: які дії ФОП – платника єдиного податку

Головне управління ДПС в Одеській області повідомляє, що відповідно до абзацу першого п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI зі змінами та доповненнями (далі – Кодекс) для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Законом України від 14 липня 2020 року № 786-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо функціонування електронного кабінету та спрощення роботи фізичних осіб – підприємців»» (далі – Закон № 786) зокрема, внесені зміни до п. 296.1 ст. 296 Кодексу.

Так, з 01 січня 2021 року згідно з п. 296.1 ст. 296 Кодексу фізичні особи – підприємці – платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками податку на додану вартість, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів.

Фізичні особи – підприємці – платники єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення доходів та витрат.

Облік доходів та витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді. Слід зазначити, що наказом Міністерства фінансів України від 26.11.2020 № 728 «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства фінансів України від 19 червня 2015 року № 579» з 01 січня 2021 року втратили чинність форми книги обліку доходів, книги обліку доходів і витрат та порядки їх ведення, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 19.06.2015 № 579 та скасовано реєстрацію таких книг у податкових органах.

Проте, зміни запроваджені з 01.01.2021 Законом № 786 щодо форми обліку доходів і витрат у довільній формі (в паперовому вигляді (зошиті, журналі тощо) чи в електронному вигляді (в електронній таблиці у файлі Excel, Word тощо)) не скасовують обов’язку дотримуватися платниками єдиного податку першої – третьої груп вимог заповнювати податкову декларацію платника єдиного податку – фізичної особи – підприємця (далі – податкова декларація) на підставі первинних документів у відповідності до норм п. 44.1 ст. 44 Кодексу, які мають право вивчати та перевіряти контролюючі органи під час проведення перевірок згідно з п.п. 20.1.6 п. 20.1 ст. 20 Кодексу.

Згідно з абзацами першим – другим п. 44.5 ст. 44 Кодексу встановлено, що у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пп. 44.1 і 44.3 ст. 44 Кодексу, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку встановленому Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України від 13 березня 2012 року № 4495-VI зі змінами та доповненнями або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.

Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі не відновлення документів, зазначених у пп. 44.1 і 44.3 ст. 44 Кодексу, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому цим пунктом, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи (абзац четвертий п. 44.5 ст. 44 Кодексу).

Крім того, п. 44.3 ст. 44 Кодексу встановлено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 Кодексу, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст.ст. 39 та 39 прим. 2 Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ст. 44 Кодексу, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст.ст. 39 та 39 прим. 2 Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Отже, фізична особа – підприємець – платник єдиного податку (першої – третьої груп) у разі втрати книги обліку доходів (книги обліку доходів і витрат) (далі – Книга), яка велася до 01.01.2021, зобов’язана у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку та відновити втрачену Книгу протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

При цьому у разі не відновлення Книги вважається, що Книга була відсутньою у такого платника єдиного податку на час складання податкової декларації.

Крім того, Книга зберігається не менш як 1095 днів з дня подання податкової декларації, для складення якої вона використовується, а у разі ліквідації платника податків документи за період його діяльності не менш як 1095 днів, що передували даті його ліквідації.