Алгоритм дій при реєстрації програмного РРО

Для переходу до застосування програмного РРО суб’єкту господарювання необхідно:
I. Встановити на пристрій програмний реєстратор розрахункових операцій (далі ПРРО)
ДПС забезпечує безкоштовне програмне рішення для використання суб'єктами господарювання ПРРО, яке можна встановити з офіційного вебпорталу ДПС, у банері «Програмні РРО» за посиланням:
 ftp://ftp.sta.gov.ua/electornna_zvitnist_install&update/Android.zip 
ftp://ftp.sta.gov.ua/electornna_zvitnist_install&update/Windows.zip
чи можна використати комерційну версію.
З метою забезпечення вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» для створення належних умов для функціонування реєстру програмних реєстраторів розрахункових операцій, на офіційному інформаційному ресурсі кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг Інформаційно-довідкового департаменту ДПС у розділі «Електронні довірчі послуги» (за посиланням https://tax.gov.ua/baneryi/programni-rro/elektronni-dovirchi-poslugi/) розміщено роз’яснення та нові зразки заповнення реєстраційних карток для отримання користувачами кваліфікованих сертифікатів електронних печаток для програмних реєстраторів розрахункових операцій.
За допомогою особистого ключа або інших способів електронної ідентифікації здійснюємо вхід до приватної частини Електронного кабінету, який розміщено за посиланням: https://cabinet.tax.gov.ua/login 

II. Зареєструвати ПРРО
Реєстрація ПРРО здійснюється на підставі заяви, що подається у електронній формі через Електронний кабінет (портальне рішення для користувачів або програмного інтерфейсу (АРІ)) або засобами телекомунікацій. 
На  офіційному вебпорталі ДПС, у банері «Програмні РРО» або за посиланнями: 
https://tax.gov.ua/data/material/000/006/58768/Forms_servis_yur.htm, 
https://tax.gov.ua/data/material/000/006/58768/Forms_servis_fiz.htm 
розміщено форми та інструкції щодо їх заповнення, які застосовуються користувачами програмних РРО для реєстрації ПРРО.
1.	Для реєстрації  ПРРО знаходимо та створюємо електронний документ за формою № 1-ПРРО «Заява про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій» (J/F1316602).

    При заповненні заяви за формою № 1-ПРРО необхідно вказати дані:
а) в розділі 1 «Дія» обираємо комірку «Реєстрація»;

б) в розділі 2 «Дані щодо суб’єкта голосування» зазначається:
- найменування/прізвище, ім’я, по батькові;
- податковий номер/серія (за наявності) та номер паспорта;
- ІПН (для платників ПДВ).

в) в розділі 3 «Дані щодо господарської одиниці» зазначається:
- Ідентифікатор об’єкта оподаткування та КОАТУУ (згідно з присвоєним суб’єктом господарювання при наданні Повідомлення про об’єкти оподаткування або об’єкти, пов’язані з оподаткуванням або через які проводиться діяльність за формою № 20-ОПП). Для фізичних осіб-підприємців – платників єдиного податку у яких відсутні господарські одиниці у поле ідентифікатор об’єкта оподаткування проставляється значення «00000000» та в полі КОАТУУ – значення населеного пункту місця реєстрації;
- назва ГО – для відображення у розрахунковому документі;
- адреса розміщення ГО (програмно-технічного комплексу самообслуговування) – для відображення у розрахунковому документі;
- назва платіжної системи (для платіжної організації платіжної системи (учасника платіжної системи)) – для відображення у розрахунковому документі за умови якщо суб’єкт господарювання є учасником такої платіжної системи.

г) в розділі 4 «Дані щодо ПРРО» зазначається:
- Тип ПРРО;
- Назва ПРРО (як приклад «Каса», «Термінал», «ПТКС», «Сайт»);
- Номер ПРРО – вказується номер ПРРО, який в межах кожної окремої господарської одиниці має бути унікальним;
- фіскальний номер ПРРО при виконанні дії «Реєстрація» не зазначається.

д) в розділі 5 «У разі відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу здійснення розрахункових операцій до моменту належного встановлення зв’язку:» ставиться позначка:
- не здійснюється (ПРРО не працює в режимі офлайн) – при застосуванні ПРРО виключно в режимі онлайн та у такому разі ПРРО не зможе працювати за відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу;
- здійснюється (ПРРО може працювати в режимі офлайн) – надає можливість застосовувати ПРРО за відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу;
- здійснюється (застосовується резервний РРО згідно з п.13 розділу V Порядку) – у такому випадку за відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу застосовується резервний РРО.

е) в розділі 6 «Прошу до стандартної кількості (2 тис. фіскальних номерів) додатково видати фіскальні номери у кількості:» проставляється значення (тільки для ПРРО, які мають позначку «здійснюється (ПРРО може працювати в режимі офлайн)»).

є) в розділі 6 «Підписант» зазначається посада та дані підписанта.

2. Виконуємо перевірку та у разі відсутності помилок, зберігаємо, підписуємо та направляємо Заяву за ф. № 1-ПРРО на обробку.
Фіскальним сервером здійснюється автоматизована обробка заяви, за результатами якої ПРРО реєструється або формується відмова в реєстрації ПРРО.
При реєстрації кожному ПРРО автоматично формується і присвоюється фіскальний номер, який є унікальним числовим порядковим номером реєстраційного запису в Реєстрі ПРРО, не змінюється при перереєстрації ПРРО і зберігається за ПРРО до дати скасування його реєстрації.
Датою реєстрації ПРРО є дата формування фіскального номера ПРРО.

3. Через короткий проміжок часу перевіряємо отримання квитанції про обробку Заяви, та у разі успішної обробки у квитанції отримуємо: «Документ прийнято» «Інформація – ПРРО “Назва каси” з локальним номером “Номер каси” призначено фіскальний номер “Фіскальний номер ПРРО”».

III.  Подання Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа (для повідомлень щодо сертифікатів відкритих ключів, які застосовуються в ПРРО) форма № J/F1391801.

Приклад заповнення графи 3 «Ідентифікатор ключа суб’єкта» Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа (для повідомлень щодо сертифікатів відкритих ключів, які застосовуються в ПРРО):
1. Обираємо носїй інформації та переходимо за місцем розташування файлів типу «Сертифікат безпеки» із розширенням *.cer. (рис 1.)

    Вибір місця розташування сертитфікату (рис. 1)

2. Виділяємо обраний файл сертифіката (рис. 2).
 Вибір сертифіката (рис 2.)

3. Правою клавішею «мишки» переходимо до вибору команди «Відкрити» та підтверджуємо дію (рис. 3).
 Відкриття файлу сертифіката (рис.3)

4. У відкритому файлі сертифіката переходимо у вкладку «Докладно» та знаходимо поле з назвою «Використання ключа» (рис. 4) значення якого відповідає «Цифровий підпис, Неспростовність» (рис. 5). Якщо значення поля не відповідає зазначеним даним необхідно обрати інший сертифікат.
 
Вибір поля «Використання ключа» (Рис. 4)

Значення поля «Використання ключа» (Рис. 5)

5. У разі відповідності у відкритому файлі сертифіката значення поля «Використання ключа», знаходимо та виділяємо рядок з назвою «Ідентифікатор ключа суб’єкта» (рис. 6).

Вибір поля «Ідентифікатор ключа суб’єкта» (рис. 6)

6. При виборі поля «Ідентифікатор ключа суб’єкта» у нижчому віконці відображається набір букв та цифр (рис. 7), який і потрібно вказати у даних графи 3 «Ідентифікатор ключа суб’єкта» при заповненні Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа (для повідомлень щодо сертифікатів відкритих ключів, які застосовуються в ПРРО) за формою J/F1391801. У разі відображення ключа у вигляді парних наборів символів (як приклад: 88 b9 20 a1 91 b2 40 2e 86 f5 f9 cd 21 9a 7d 77 b8 34 44 8f 78 73 5b 0d 97 34 b7 26 6b 80 f1 56) необхідно при заповненні графи 3 «Ідентифікатор ключа суб’єкта» прибрати пробіли.

Значення поля «Ідентифікатор ключа суб’єкта» (рис. 7)

Після включення ПРРО до реєстру програмних реєстраторів розрахункових операцій такий ПРРО може використовуватись суб’єктом господарювання. 
Суб'єкти господарювання повинні застосовувати тільки переведені у фіскальний режим роботи ПРРО.
Для переведення ПРРО в фіскальний режим роботи проводиться відкриття робочої зміни на такому ПРРО шляхом формування та направлення на фіскальний сервер Повідомлення про відкриття змін ПРРО (форма J/F 1316801) в електронному вигляді. Таке повідомлення реєструється фіскальним сервером шляхом присвоєння йому номера, який є номером зміни, ця інформація надходить заявнику у квитанції .
На одному ПРРО може бути відкрита одночасно тільки одна зміна. При цьому дозволяється відкрити нову зміну за умови закриття попередньої.
Для закриття робочої зміни формується фіскальний звітний чек / фіскальний звіт за таку зміну і направляється на реєстрацію на фіскальний сервер Протягом однієї зміни може бути сформований один фіскальний звітний чек / фіскальний звіт.
Протягом робочої зміни ПРРО працює в режимі онлайн-обміну даними з фіскальним сервером і в цьому режимі забезпечує одноразове занесення на фіскальний сервер даних щодо кожної окремої розрахункової операції, виконаної в готівковій та / або в безготівковій формі.
На період відсутності зв'язку між ПРРО і фіскальним сервером проведення розрахункових операцій суб'єктом господарювання здійснюється в режимі офлайн.